Organisation : le tri dans les papiers administratifs

On connaît tous, ce moment où l’on regarde la pile de papiers administratifs en tous genre, que l’on conserve. Avoue que tu désespère devant cette montagne de papier.

Certains documents sont importants en effet. D’ autres sont là juste parce que nous ne savons pas combien de temps les conserver. Aujourd’hui, j’ai donc décidé de te faire ce petit article pour t’aider dans cette tâche.

L’article sera assez court. Mais tu y trouveras un tableau que j’ai réalisé avec les temps de conservation de différents documents administratifs. En espérant qu’il te sera utile. 

Différentes techniques de classement.

Il existe plusieurs techniques pour conserver les papiers administratifs. Toutes les techniques ne te correspondront certainement pas. Il va te falloir tester et trouver celle qui te réussis le mieux.

Les boites d’archives:

Pour ma part, je jongle entre plusieurs solutions. Pour les papiers de plus de 3 ans, j’utilise simplement des boîtes d’archives. Je sais que j’aurai rarement besoin de ces papiers. Donc je n’ai pas besoin qu’ils soient toujours à portée de main. Après à vous de choisir si vous utilisez une boite par année, ou une boite par catégories. Rien ne vous empêche avec l’une ou l’autre méthode de créer des séparations à l’intérieur de vos boites d’archives pour vous y retrouver. Par exemple, j’utilise une boite d’archives par catégorie, ensuite j’ai créé des séparations à l’intérieur pour séparer les années. Ce qui me permet de ne pas trop chercher quand même au cas où, j’aurai besoin d’un des papiers de la boîte en question.

boites d'archivages, classement des papiers administratifs

Les classeurs :

Pour les papiers de moins de 3 ans, j’utilise des classeurs. Un classeur par catégorie, ce qui me permet de ne pas chercher un papier pendant trois heures. J’en ai un pour l’électricité ou le gaz, un pour le téléphone, un pour les assurances, un pour la banque, un pour tout ce qui concerne la maison, loyer, contrat de location etc. J’ai un grand placard dans le couloir, dans lequel sont rangés tous mes classeurs.

classeurs pour classement des papiers asministratifs

Les modules de classements ou les trieurs :

Pour les papiers de moins d’un mois, jusqu’ici, j’utilisais deux trieurs. Ce qui me permettait de classer assez facilement chaque papier dans la bonne catégorie. Mais ça peut se remplir assez vite tout de même. Aujourd’hui, j’utilise des modules de classement. Je les vide environ une fois tous les 6 mois pour remettre les papiers en classeurs. Cette technique me convient parfaitement pour le moment, car j’ai la place pour les stocker. Si vous avez des espaces réduis, il vaut mieux dans ce cas opter pour des trieurs à vider tous les 3 mois par exemple. Dans ces modules de classement, j’ai aussi ajouté un casier pour les factures à payer, et un autre pour les papiers à remplir ou à traiter, etc. Peu importe leur catégorie tous est regroupé. Une fois par semaine, je traite les papiers et paie les factures. Ce qui me permet de ne jamais rien oublier.

Le tableau des temps de conservations des papiers administratifs.

Évidemment, ça ne te sers à rien de garder des papiers inutiles à part t’encombre de cartons lourd et sans aucun intérêt. Mais soyons honnête deux minutes, combien parmi nous connaissent par cœur le temps de conservation de tel ou tel papier ? personnes, a part peut être certaines personnes obsédées par le classement et l’archivage de document en tous genre. Mais tu avoueras que ça ne cours pas les rues.

C’est pourquoi en fouillant un peu. J’ai trouvé toutes les infos dont tu as besoin pour te lancer dans le tri de tes papiers administratifs. J’ai tout regroupé dans un tableaux au format PDF que tu pourras imprimer pour le garder à porter de main.

POur télécharger la version pdf, il te suffit de suivre ce lien : https://drive.google.com/file/d/1NjheO-JzkdkvF5TzNoE8Va1KtAbdw4Kn/view?usp=sharing

Le plus dur est de se lancer et de faire le premier pas. Je te conseille de te réserver une journée pour tout trier et faire le vide. Même si la tâche sera longue, et fastidieuse. Reste motivé, il ne restera qu’à faire un petit tri une fois par an suivant les années pour garder tes papiers à jours.

J’espère que cet article te sera utile et si tu as besoin n’hésite pas, je réponds à tes questions, en commentaires, sur les réseaux ou par mail grâce à l’onglet contact du menu. Je te fais de gros bisous et je te dis à très vite pour un nouvel article.

N'hésites pas à me laisser un petit mot.